Όλοκληρώθηκε η σύνδεση του Shopify με το Mydata μέσω της πλατφόρμας του Billit. Η πλήρης αυτοματοποίηση μιας τέτοιας σύνδεσης δεν ήταν κάτι απλό όμως φροντίσαμε να το κάνουμε όσο πιο εύκολο γίνεται για εσάς, τους ιδιοκτήτες καταστημάτων Shopify που χρειάζεστε η πληρωμένη παραγγελία στο Shopify να παράγει αυτόματα νόμιμο παραστατικό με σήμανση ΜΑΡΚ από το Mydata της Α.Α.Δ.Ε στην πλευρά του Billit.

Η σύνδεση γίνεται από το κεντρικό μενού των ρυθμίσεων > Προσθετα (Plugins) -> Shopify  -> Ενεργοποίηση πρόσθετου.

Στην επόμενη οθόνη βλέπετε και τσεκάρετε ακριβώς τα βήματα που πρέπει να γίνουν ωστε να ενεργοποιηθεί το plugin και η συνδεση Billit – Shopify ωστε να έχουμε αυτόματα παραστατικά που ανεβαίνουν στο Mydata. Συνοπτικά έχουμε βήματα που πρέπει να γίνουν και στην πλευρά του Billit σαν προετοιμασία και στην πλευρά του Shopify για να στέλνει σωστά τα δεδομένα.

 

Τα βήματα που πρέπει να γίνουν είναι:

• Να συνδέσετε το Billit λογαριασμό σας με το Mydata αν δεν το έχετε κάνει ήδη. Εδώ σας δίνεται η δυνατότητα αν θέλετε να κάνετε δοκιμές απο το shopify, μέσω του διακόπτη “Testing” να απενεργοποιήσετε την αποστολή αυτών των παραστατικών προς το Mydata.
• Για να μπορούν να συμπληρώνονται αυτόματα τα στοιχεία πελάτη και να δημιουργείται πλήρως η επαφή με σωστά στοιχεία διεύθυνσης / ΔΟΥ κ.α. αν δεν έχετε συνδέσει ήδη στον λογαριασμό σας με το μητρωο ΑΦΜ της ΓΓΠΣ μπορείτε να το κάνετε τώρα. Δείτε τις σχετικές οδηγίες για το πως μπορεί να γίνει αυτό.
• Για να μπορέσει να ανέβει ενα παραστατικό από το Mydata θα πρέπει να συμπληρώνονται και χαρακτηρισμοί για κάθε γραμμή (προϊόν/υπηρεσία) του παραστατικού. Πλέον μπορείτε από εδώ να ορίσετε τους γενικούς χαρακτηρισμούς των προϊόντων σας ώστε να μπαίνουν αυτόματα.
• Για να συνδεθεί ουσιαστικά το Shopify με το Billit χρειαζόμαστε κυρίως δύο στοιχεία το “Admin API access token” και το όνομα του λογαριασμού σας και αυτά να τα εισάγετε στην φόρμα της σελίδας. (Δείτε εδώ πως να τα δημιουργήσετε). Το Billit ελέγχει αν είναι σωστά τα στοιχεία και αν είναι δημιουργεί μια σειρά από εγγραφές στον Shopify λογαριασμό σας ώστε μεταξύ τους να συνδέονται όταν υπάρχουν αλλαγές σε προϊόντα και παραγγελίες και ταυτόχρονα εισάγει ολα τα προϊόντα σας από το Shopify στο Billit ώστε να μπορούν να μπουν χαρακτηρισμοί ή να επιλεχθεί ο τύπος τους ( προϊόν η υπηρεσία).
• Προκειμένου να μπορεί ο χρήστης να εισάγει το ΑΦΜ του σε περίπτωση που είναι εταιρεία και πρέπει να κοπεί τιμολογίο αντι για αποδείξη, πρέπει να αλλάξετε την ετικέτα του πεδίου “Address2” στο Shopify. Δίνουμε αναλυτικές οδηγίες στο τέλος του άρθρου τι πρέπει να κάνετε για αυτό στο Shopify. Αυτό ειναι μια αδυναμία του Shopify που θα λυθεί εν καιρό, μέχρι τότε έχουμε αυτή την λύση. Να σημειωθεί ότι το πεδίο αυτό απλά ορίζει στο Billit ότι πρόκειται για εταιρεία με ΑΦΜ οπότε δημιούργει τιμολόγιο αντίστοιχα. Αν όμως η εταιρεία ειναι στην Ευρώπη και θα πρέπει να μην έχει ΦΠΑ τότε αυτό είναι κάτι που πρέπει να ορισετε απο την πλευρά του Shopify για αυτον τον πελάτη.
• Μια κρίσιμη παράμετρος για να καταλάβει το Billit τι τύπο παραστατικού πρέπει να επιλέξει  την ώρα της αυτόματης δημιουργίας του παραστατικού είναι τα ίδια τα προϊόντα/υπηρεσίες όπου θα πρέπει να έχουν χαρακτηριστεί ανάλογα ώς “προϊόν” ή “υπηρεσία”. Όμως το Billit δεν είναι σε θέση να το ελέγξει αυτό αυτόματα για εσάς οπότε καλείστε να κάνετε έναν έλεγχο στα προϊόντα στο Billit και χειροκίνητα να κάνετε “τσεκ” την αντίστοιχη επιλογή “Επιβεβαίωση τύπου προϊόντων”.

Μετά από τα παραπάνω βήματα το Billit δέχεται αυτόματα ενημερώσεις σε κάθε νέα shopify παραγγελία που πληρώνει ο πελάτης σας και βάζει τα δυνατά του να παράξει ένα σωστό παραστατικό και το στέλνει αυτόματα στο Mydata και στον πελάτη σας με email, εφόσον το έχετε ορίσει. Αν όμως κάποια περίεργη έκπτωση η στρογγυλοποίηση μπερδέψει το Billit τότε το παραστατικό δεν αποστέλλεται στο Mydata και μπαίνει σε κατάσταση “DRAFT”. Αυτό γίνεται ώστε να μπορείτε να διορθώσετε ότι λείπει (που συνήθως είναι κάποια λεπτομέρεια ενώ όλα τα υπόλοιπα είναι προ-συμπληρωμένα) και να το προωθήσετε μόνοι σας χειροκίνητα σε πελάτη και mydata.

Σε κάθε περίπτωση το κέρδος χρόνου καθημερινά από μια τέτοια αυτοματοποίηση είναι σημαντικό και είμαστε σίγουροι ότι όσο δοκιμάζεται η διασύνδεση θα βελτιώνεται και θα γίνεται ακόμα πιο ωφέλιμο για όλους!

Επιπλέον κάθε φορά που παράγεται ένα παραστατικό στο Billit, προσθέτουμε μια meta πληροφορία πάνω στη παραγγελία του Shopify με το URL του παραστατικού ώστε να μπορείτε να το δείξετε όπου νομίζετε στο κατάστημα σας αλλά και να έχετε άμεση πρόσβαση στο παραστατικό ακόμα και μέσα απο το το Shopify περιβάλλον σας.

Ο τύπος των προϊόντων σας

Όπως αναφέραμε τα προϊόντα σας στο Shopify συγχρονίζονται και βρίσκονται αυτόματα και στο Billit με το που συνδέσετε το Token του Shopify. Ο λόγος που πρέπει να κάνετε έναν έλεγχο στα προϊόντα σας στο Billit (που ήρθαν αυτόματα απο το shopify) για το κατα πόσο έχουν το σωστό τύπο (αν είναι προϊόν ή υπηρεσία) είναι γιατί το Billit θα δημιουργήσει π.χ. αν είναι υπηρεσία και ο πελάτης Εταιρεία ένα “Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών” ενώ αν είναι προϊόν και ιδιώτης μια “Αποδειξη λιανικής πώλησης” κ.ο.κ.

 

Εισαγωγή στοιχείων σύνδεσης Shopify

Αφού συνδεθείτε στο κατάστημα σας, τo όνομα του καταστήματος είναι το πρώτο που βλέπετε στο μενού αριστερά. Στην περίπτωση μας δηλαδή είναι το “yourshop“. Για να βρείτε το “Admin API access token” θα πρέπει πρώτα να το δημιουργήσετε στο Shopify λογαριασμό σας.

• Πηγαίνετε Settings > Apps and Sales Channels > Develop apps (button) > Create an App
• Δώστε ένα όνομα, Π.χ. Billit-int και πατήστε αποθήκευση

 

Στη οθόνη αυτή που ειναι το “custom app” που μόλις φτιάξατε θα πρέπει να προσθέσουμε το τι μπορούμε να κάνουμε με αυτό το app, οπότε πατήστε το κουμπάκι “Configure Admin API scopes“.

Εισάγουμε τα scopes “read_orders”, “write_orders”, “write_products”, “read_products” όπως φαίνονται στην εικόνα και επιλέξτε η version να είναι η 2024-07

Μετά στην κεντρική οθόνη πατήστε το “Install app” για να μπορέσετε να έχoυμε το κλειδί ( access token) που ψάχνουμε.

Επιτέλους αποκαλύφθηκε! Πατήστε το “reveal token once” και κάντε το copy/paste στο Billit (το token ξεκινάει από shpat_) .Έχετε υπόψην ότι μόνο αυτή τη φορά μπορείτε να το δείτε για λόγους ασφαλείας, αν ανανεώσετε την σελίδα δεν θα μπορέσετε να το ξαναδείτε.

Εισαγωγή ΑΦΜ στην checkout φόρμα

Για να γίνει αυτό θα πρέπει να πάτε απο το μενού Settings > Checkout > Manage checkout language ( button ).

 

Στην οθόνη αυτή στο πεδίο αναζήτησης πληκτρολογήστε “address2” για να σας φέρει πάνω πάνω μονο τα σχετικά fields. Αλλάξτε το “Optional address2 label” όπως φαίνεται και στην εικόνα.