Αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις οφειλων προς τους πελάτες σας

26/09/2021

Μια νέα δυνατότητα για τους συνδρομητές PRO που θα βοηθήσει σημαντικά στον τομέα των εισπράξεων είναι πλέον διαθέσιμη στο Billit. Τώρα μπορείτε να ενεργοποιήσετε να στέλνονται κάθε Δευτέρα προς τους πελάτες σας υπενθυμίσεις για απλήρωτα παραστατικά, εφόσον έχει περάσει η ημερομηνία αποπληρωμής που έχετε θέσει.

Mε την νέα αυτή δυνατότητα το Billit προσθέτει ένα ακόμα χαρακτηριστικό που βοηθάει τον επαγγελματία να εισπράττει ευκολότερα και να βγάλει από πάνω του την, άκομψη μερικές φορές, διαδικασία να επικοινωνεί με τους πελάτες του για την υπενθύμιση εξόφλησης παραστατικών. Παραμένει στρατηγικός μας στόχος το Billit να εξοικονομεί χρόνο στους επαγγελματίες απο τις διαδικασίες της τιμολόγησης και είσπραξής. Σε συνδυασμό με την δυνατότητα της ηλεκτρονικής είσπραξης που παρέχει το Billit, είτε μέσω τραπεζικής κατάθεσης (PayByBank), είτε με κάρτα (τράπεζες, PayPal, Braintree, Stripe -σύντομα κοντά σας-) αυτοματοποιεί πλήρως το κύκλωμα εισπράξεων σας.

Η δυνατότητα αυτή δημιουργήθηκε έτσι ώστε να παρέχει την μέγιστη ευελιξία στο πως θέλετε να την χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα μπορείτε να την ρυθμίσετε να είναι εντελώς “set and forget” και να λειτουργεί αυτοματοποιημένα χωρίς να χρειάζεται να ενεργοποιείτε την υπενθύμιση σε κάθε παραστατικό. Είτε μπορείτε να επιλέγετε ακόμα και ανά παραστατικό η ανά πελάτη που θέλετε να λαμβάνει υπενθυμίσεις εξόφλησης.

Επίσης, δεν «σπαμάρει» τον πελάτη σας με υπενθυμίσεις για κάθε παραστατικό που έχει ανεξόφλητο, αλλά ομαδοποιεί όλα τα απλήρωτα παραστατικά και λαμβάνει με email μία (1) υπενθύμιση κάθε Δευτέρα που περιλαμβάνει όλα τα παραστατικά που είναι σε εκκρεμότητα, όπως βλέπετε στο παράδειγμα

Εβδομαδιαιο email υπενθύμισης προς τους πελάτες σας.

Ενεργοποίηση υπενθυμίσεων

Η ενεργοποίηση των υπενθυμίσεων ανεξόφλητων παραστατικών βρίσκετε στις «Ρυθμίσεις Εφαρμογής» στο γραναζάκι πάνω δεξιά. Στην καρτελίτσα «Email» θα βρείτε  τρεις σχετικές ρυθμίσεις όπως φαίνονται στην εικόνα.

Ενεργοποιήση υπενθυμίσεων στις Ρυθμίσεις
  • Το checkbox “Ενημέρωση πελατών” είναι ο κεντρικός διακόπτης που ενεργοποιεί αυτή την δυνατότητα
  • Στο “Ημέρες μετά το ‘πληρωτέο έως’” βάζουμε στις πόσες ημέρες, μετά την ημερομηνία που έχουμε ορίσει μέσα στο παρασιτικό στο κουτάκι «πληρωτέο έως», θέλουμε να περιλαμβάνετε ένα παραστατικό στην εβδομαδιαία υπενθύμιση. Αν σε κάποιο παραστατικό δεν έχουμε συμπληρώσει ημερομηνία στο «πληρωτέο έως», τότε το παραστατικό περιλαμβάνετε στην υπενθύμιση όταν περάσουν οι ημέρες που έχουμε ορίσει από την ημερομηνία έκδοσης.
  • Στο «Διακοπή μετά από μήνες» συμπληρώνουμε τον maximum χρόνο, σε μήνες, που θα στέλνετε υπενθύμιση για ένα παραστατικό που παραμένει ανεξόφλητο.

Όταν ενεργοποιούμε τις Υπενθυμίσεις, αμέσως μετά την αποθήκευση των ρυθμίσεων εμφανίζετε η παρακάτω οθόνη, όπου μπορούμε να επιλέξουμε πολύ γρηγορά ποια παραστατικά από αυτά που έχουμε ήδη εκδώσει και είναι σε εκκρεμότητα θέλουμε να συμπεριλαμβάνονται στην εβδομαδιαία υπενθύμιση προς τους πελάτες μας. Είναι ομαδοποιημένα ανά πελάτη, τσεκάρουμε ποια θέλουμε και πατάμε «ενεργοποίηση υπενθυμίσεων» στο κάτω μέρος.

Ενεργοποίηση υπενθύμισης σε ήδη εκδομένα παραστατικά που βρίσκονται σε εκκρεμότητα

Εφόσον ενεργοποιηθεί από τις ρυθμίσεις, τότε θα εμφανιστούν σχετικές επιλογές στους «Πελάτες», στα «Παραστατικά» και στην οθόνη δημιουργίας παραστατικού.

 

Πελάτες

Στην οθόνη που καταχωρούμε η επεξεργαζόμαστε τα στοιχεία ενός πελάτη έχουμε 2 νέα πεδία, όπως φαίνονται στο screenshot παρακάτω.

‘Έλεγχος υπενθυμίσεων ανά πελάτη
  • Το πεδίο «Προεπιλογή υπενθύμισης» ελέγχει αν κατά την διάρκεια που εκδίδουμε ένα παραστατικό στον συγκεκριμένο πελάτη είναι προεπιλεγμένο το «Ναι» στην υπενθύμιση ώστε το συγκεκριμένο παραστατικό να περιλαμβάνεται στις υπενθυμίσεις, χωρίς να χρειάζεται να το πατάμε κάθε φορά που εκδίδουμε ένα παραστατικό.
  • Το checkbox «Ενεργοποίηση υπενθυμίσεων», ελέγχει κεντρικά αν σε αυτόν τον πελάτη στέλνονται υπενθυμίσεις ανεξόφλητων παραστατικών. Ακόμα και αν έχουμε ενεργοποίηση σε παραστατικά αυτού του πελάτη την υπενθύμιση, αν το ξε-τσεκάρουμε σταματούν να πηγαίνουν email υπενθύμισης σε αυτόν το πελάτη.

 

Δημιουργία παραστατικών με υπενθύμιση

Στην οθόνη οπού εκδίδουμε ένα νέο παραστατικό έχει προστεθεί ένα νέο πεδίο «Mε υπενθύμιση οφειλής»

Το πεδίο αυτό εμφανίζεται αν στο «Εξοφλήθηκε», έχετε βάλει «όχι» και αν επίσης ο πελάτης που έχετε επιλέξει να κόψετε αυτό το παραστατικό έχει ενεργοποιημένη την υπενθύμιση οφειλής στα στοιχεία του.

Επίσης ανάλογα την ρύθμιση που έχετε κάνει στον συγκεκριμένο πελάτη στο πεδίο «προεπιλογή υπενθύμισης», που είδαμε παραπάνω, θα είναι προεπιλεγμένο κατευθείαν το «Ναι» ή το «Όχι», ώστε να μην χρειάζεται να το επιλέγετε κάθε φορά.

 

Παραστατικά

Στη οθόνη των παραστατικών, έχει προστεθεί ένα καινούριο εικονίδιο στην στήλη «Ενέργειες» όπως βλέπετε στην εικόνα.

Το εικονίδιο αυτό όταν φαίνεται ενεργοποιημένο σημαίνει ότι το συγκεκριμένο παραστατικό περιλαμβάνεται στις υπενθύμισης. Από εδώ μπορείτε επίσης πολύ εύκολα να ενεργοποιείτε και απενεργοποιείτε ένα παραστατικό να περιλαμβάνετε στις υπενθυμίσεις, πατώντας πάνω στο εικονίδιο.

Στην στήλη «Κατάσταση» στο εικονίδιο που δείχνει το ιστορικό των email notification, όταν το πατήσετε θα βλέπετε και το ιστορικό των υπενθυμίσεων για το συγκεκριμένο παραστατικό. Δηλαδή σε ποιες εβδομαδιαίες υπενθυμίσεις συμπεριλήφθηκε το συγκεκριμένο παραστατικό και αν το παρέλαβε ο mail server του παραλήπτη επιτυχώς.

Ιστορικό υπενθυμίσεων ανά παραστατικό

Εβδομαδιαία αναφορά υπενθυμίσεων προς εσάς.

Τέλος, κάθε εβδομάδα μετά την αποστολή των υπενθυμίσεων προς τους πελάτες σας θα λαμβάνετε και εσείς 1 συγκεντρωτικό email οπού θα βλέπετε σε ποιους πελάτες σας στάλθηκε υπενθύμιση και την κατάσταση της, όπως είναι το παράδειγμα που ακολουθεί.

Αναφορά κατάστασης υπενθυμίσεων προς εσάς

Σημαντικές διευκρινήσεις

  • Όπως είναι φανερό, για να λειτουργήσουν σωστά οι υπενθυμίσεις, χρειάζεται να ενημερώνετε το Billit, αν ένα παραστατικό σας έχει εξοφληθεί πλήρως η μερικώς. Χωρίς αυτή την πληροφορία δεν μπορεί να ξέρει για ποια παραστιά πρέπει να ενημερώνει τον πελάτη σας ότι εκκρεμούν.
  • Η αναφορά παράδοσης που φαίνεται στο ιστορικό του κάθε παραστατικού αφορά κατά πόσο παραδόθηκε επιτυχώς στον mailbox του παραλήπτη η υπενθύμιση. Δεν μπορεί όμως να γνωρίζει ότι αν και παραδόθηκε κατέληξε πιθανά στο spam folder του παραλήπτη.
  • Τέλος, για να λειτουργήσουν οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις χρειάζεται να έχετε καταχωρίσει στα στοιχεία των πελατών μια διεύθυνση email. Σε αντίθετη περίπτωση, στο εβδομαδιαίο report προς εσάς θα σας επισημάνει αυτή την έλλειψη.