Στο άρθρο που ακολουθεί αποφασίσαμε να αναφέρουμε ποια κατά τη γνώμη μας είναι τα πράγματα που αν τα ενεργοποίησετε στην πλατφόρμα, λαμβάνετε στο απόλυτο την χρησιμότητα της! Η πλατφόρμα εξελίσεται συνέχεια και είναι πιθανόν μερικοί χρήστες να μην έχουν καταλάβει το βάθος που φτάνει η εφαρμογή σε μια σειρά απο πράγματα, ειδικότερα επειδή ήταν πάντα στρατηγική μας απόφαση να ειναι σχεδιαστικά και λειτουργικά όσο πιο απλή γίνεται.

1. Ενεργοποιήστε το GSIS απο τις ρυθμίσεις σας. Αν το κάνετε, θα μπορείτε απλά όταν περνάτε έναν νέο πελάτη να πληκτρολογείτε μόνο το Α.Φ.Μ του και όλα τα υπόλοιπα (επωνυμία, διεύθυνση κ.λ.π.) να μπαίνουν αυτόματα! Αποφύγετε την πληκτρολήγηση και τα λάθη με μια κίνηση!
2.  Νέο πελάτη και νέο Προϊόν/υπηρεσία μπορείτε να τα φτιάξετε και την ώρα που εκδίδετε το παραστατικό, δεν χρειαζεται να αλλάζετε οθόνες και να χάνετε χρόνο. Απλά πατήστε τον σταυρό “+” διπλα στην επιλογή πελάτη και προ̈́ιοντος αντίστοιχα.
3. Σε επίπεδο πελάτη μπορείτε να ορίσετε διαφορα πράγματα τα οποία αφορούν τον εκάστοτε πελάτη και να προεπιλέγονται αυτόματα κάθε φορά κατα την έκδοση κάποιου παραστατικού. Αναμεσα σε αυτά, το ΦΠΑ που πρέπει να έχει ο πελάτης, την έκπτωση του, την γλώσσα που θα λάβει το παραστατικό ακόμα και μια σημείωση που θα αναφέρεται πάντα στα παραστατικά που του εκδίδετε! Όλα αυτά δεν χρειάζεται να τα θυμάστε κάθε φορά, τα εισάγετε μια φορά και μετά τα συμπληρώνει αυτόματα η εφαρμογή.
4. Εφόσον το συνεννοηθείτε με τον λογιστή σας, μπορείτε πλέον ευκολότερα από ποτέ να του δώσετε πρόσβαση στον λογαριασμό σας. Έτσι βλέπει ακριβώς την κατάσταση σας ανά πάσα στιγμή χωρίς να χάνετε χρόνο σε επιπλέον συννενοήσεις. Μπορεί ακόμα και να κατεβάσει όλα τα έσοδα/έξοδα του τελευταίου τριμήνου που σας αφορούν για να τα δηλώσει όπου χρειάζεται με δυο κουμπιά.
5. Από τις σημαντικότερες ενότητες με ρυθμίσεις στο Billit, είναι αυτή που αφορά τις ρυθμίσεις Email. Αυτό γιατί μπορείτε να έχετε μέσα απο μια μόνο οθόνη ρυθμίσεων μια σειρά απο εξαιρετικά χρήσιμες δυνατότητες:
   1. Να λαμβάνετε κάθε εβδομάδα μια ενημέρωση για το πως πήγε η προηγούμενη εβδομάδα ( έσοδα / εξοδα / οφειλές κ.λ.π.)
   2. Μπορείτε να ενεργοποίησετε την προσωποποιημένη δυνατότητα ώστε τα email που στέλνει η πλατφόρμα προς τους πελάτες σας να έχουν το λογότυπο σας, το μήνυμα που θα ορίσετε και ένα email που φαίνεται ότι ειναι απο την εταιρεία σας ενώ και το reply address ειναι σημαντικό αφού αν κάποιος απο τους πελάτες σας απαντήσει σε κάποιο απο τα αυτοματοποιήμένα email του Billit, θα το λάβετε εσείς σε email που έχετε ορίσει!
   3. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την δυνατότητα κάθε εβδομάδα η πλατφόρμα να ενημερώνει τους πελατες σας για τις οφειλές τους! Αυτό είναι κάτι χρήσιμο που μπορεί να σας βοηθήσει να εισπράξετε οφειλές και να σας βγάλε αυτόματα απο την άβολη θέση της υπενθυμισης οφειλών.
   4. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα “έξυπνο” email στο Billit το οποίο όταν θα δέχετε ένα αρχείο θα το ανεβάζει αυτόματα στον λογαριασμό σας. Ναι καλά καταλάβατε, μπορείτε να κάνετε forward pdf ή jpg με παραστατικά που σας στέλνουν ή να τα φωτογραφίζετε και να στέλνετε με email και να βρίσκονται αυτόματα έτοιμα για πέρασμα στον λογαριασμό σας!
6. Όταν περνάτε έξοδα, μπορείτε αν ειναι απο το εξωτερικό να εισάγετε το νόμισμα που δουλεύει ο προμηθευτής σας και αυτόματα το Βillit να κάνει μετατροπή σε ευρό ακόμα και με πολύμμηνη παλαιότερη ημερομηνία!
7. Όταν περνάτε μια πληρωμή (είσπραξη) , η εφαρμογής δίνει μεγάλη ευελιξία για το πως θα την διαχειριστείτε. Μπορείτε να την ορίσετε ώς πλεόνασμα γιατί ειναι προκαταβολή για κάποιο έργο ή να αποπληρώνει μερικώς η ολικώς παραστατικά ή τέλος να αποπληρώνει παλαιότερη οφειλή.
8. Εισάγετε τουλάχιστον έναν ηλεκτρονικό τρόπο πληρωμής. Κάνοντας αυτό συμβαίνουν δυο πολύ χρήσιμα πράγματα αυτόματα:
   1. Τα παραστατικά θα μπορούν να πληρώνονται με ένα κουμπί online και να κλείνουν αυτόματα σαν εκρεμμότητα αφού θα χαρακτηρίζονται ως πληρωμένα και αυτόματα θα φτιάνονται και οι απαραίτητες εγγραφές είσπραξης! Δεν σας αρέσουν οι κάρτες προτιμάτε γενικά την κατάθεση καλύτερα; Μπορείτε αν ενεργοποιήσετε την υπηρεσία της Paybybank να δημιουργείτε “κωδικούς είσπραξης” (όπως τον κωδικό της ΕΥΔΑΠ για παράδειγμα) και να πληρώνεστε μέσω οποιουδήποτε e-banking για τα παραστατικά σας! Τα παραστατικά σας και πάλι αυτόματα θα χαρακτηρίζονται ώς “πληρωμένα” όταν γίνει η μεταφορά και ο πελάτης θα λάβει το παραστατικό του αυτόματα. Δεν χρειάζεται πλέον να κοιτάτε καθε τρεις και λίγο το ebanking σας αν σας πλήρωσετε ο πελάτης σας για να κάνετε τις αντίστοιχες επιπλέον κινήσεις, γίνονται όλα αυτά μόνα τους.
   2. Μπορείτε να δημιουργείτε συνδέσμους πληρωμής ( μενού OCP – One Click Payments ) για να πληρώνεστε ότι θέλετε. Αυτό θα σας φανεί χρήσιμο αν θελετε η εφαρμογή να κόψει το παραστατικό αφού πληρωθείτε και όχι πριν! Επιπλέον στέλνονται αυτόματα ειδοποιήσεις υπενθύμισεις όταν εκρεμμεί μαι πληρωμή για να μπορείτε να εισπράξετε πιο εύκολα. O συνδεσμος πληρωμής μπορεί να είναι προς πελάτη που ξέρετε, μπορεί όμως και να ειναι και πιο “ανώνυμος”. Στη δεύτερη περίπτωση ότι στοιχεία εισαγει ο πελάτης σας θα αποθηκευτούν στο Billit σε νέα καρτέλα πελάτη και αυτόματα στη συνέχεια θα του κόψει και τους στείλει το παραστατικό του!
9. Συνδέστε το με το Mydata εφόσον έχετε έδρα στην Ελλάδα. Πλέον η αποστολή των παραστατικών προς την Α.Α.Δ.Ε ειναι υποχρεωτική και στο Billit αφιερώσαμε σημαντικό χρόνο ώστε να γίνει εξαιρετικά εύκολο. Επιπλέον ο λογιστή σας θα σας συμπαθήσει ακόμα περισσότερο αφού θα μπορεί να “τραβήξει” απευθείας τα παραστατικά σας στο πρόγραμμα του μέσω του Mydata!
10. Κόβετε συχνά, για παραδειγμα μια φορά τον μήνα σε κάποιον πελάτη σας ένα τιμολόγιο για τεχνική υποστήριξη; Κάντε το Billit να το κόβει αυτόματα μόνο του για να έχετε ένα ακόμα λιγότερο πράγμα να σκέφτεστε. Όσα περισσότερα έχετε κάνει απο τα παραπάνω, αν έχετε ενεργοποιήσει μια μέθοδο πληρωμής και έχετε συνδέσει το MyData δηλαδή, κυριολεκτικά δεν ασχολείστε καθόλου μετά την πρώτη ρύθμιση, τα πάντα γίνονται μόνα τους.