Φτιάξαμε μία εφαρμογή που σου εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο από την έκδοση τιμολογίων
17/06/2016
Το πρόβλημα της εξοικονόμησης χρόνου
Κατ’ αρχήν να συστηθώ. Είμαι ο Γιώργος Δρακάκης, και είμαι προγραμματιστής.
Η σύντομη ιστορία του Billit ξεκίνησε πριν από 3 χρόνια, και θα σου την περιγράψω σε λιγότερο από 5 λεπτά. Έχω εμμονή με την εξοικονόμηση χρόνου βλέπεις 🙂
Πριν από 3 χρόνια αποφάσισα ότι πρέπει να λύσω ένα πολύ βασικό πρόβλημα που αντιμετώπιζα ως ελεύθερος επαγγελματίας: το θέμα των πολλών ωρών που αφιέρωνα κάθε μήνα στην καθημερινή διαχείριση των οικονομικών μου συναλλαγών με τους πελάτες. Έκδοση τιμολογίων, παρακολούθηση πληρωμών, έσοδα/έξοδα κάθε μήνα, ανταλλαγή παραστατικών με το λογιστή, όλα αυτά μου έπαιρναν πάρα πολύ χρόνο.
Το ίδιο φαντάζομαι ότι βιώνεις κι εσύ αν είσαι ιδιοκτήτης μικρομεσαίας επιχείρησης ή freelancer.
Για να μη μακρυγορώ, το αποτέλεσμα ήταν να φτιάξουμε το Billit, το οποίο χρησιμοποιείται πλέον από μικρές ή μεσαίες επιχειρήσεις και freelancers σε όλη την Ελλάδα και την Κύπρο.
Σταδιακά σχεδιάσαμε ένα πλήρες και εύχρηστο cloud-based σύστημα, το οποίο εκμηδενίζει το χρόνο που χρειάζεσαι για να διαχειριστείς τις οικονομικές συναλλαγές σου με τους πελάτες.
Από την πρώτη στιγμή είχαμε θέσει ως στόχο να μπορεί κανείς να στηριχτεί απόλυτα στο Billit, από την αρχή μέχρι το τέλος της όλης διαδικασίας της έκδοσης παραστατικών, της πληρωμής τους, και της παρακολούθησης των οικονομικών του.
Και το πετύχαμε.
Εξοικονομείς πολύτιμες ώρες με 8 διαφορετικούς τρόπους
Όταν ετοιμάσαμε, λοιπόν, το Billit και κάναμε τη μετάβαση από τις manual διαδικασίες σε πλήρως ηλεκτρονικές, διαπιστώσαμε ότι εξοικονομούσαμε πολύτιμο χρόνο σε κάθε βήμα: Από το στάδιο του login στην εφαρμογή, μέχρι την αποστολή 3μηνιαίων συγκεντρωτικών αναφορών στο λογιστή. Η διαφορά στην ευκολία χρήσης και στο χρόνο που γλιτώναμε ήταν τεράστια.
Δες πιο αναλυτικά πώς γίνεται η όλη διαδικασία μέσω του Billit, και πόσο χρόνο εξοικονομείς σε σύγκριση με τη χειροκίνητη διαδικασία που ενδεχομένως να ακολουθούσες μέχρι τώρα για τις αντίστοιχες ενέργειες:
1. Εκδίδεις τιμολόγια σε χρόνο μηδέν
Την πρώτη φορά, σε λιγότερο από πέντε λεπτά μπορείς να εκδώσεις αθεώρητα ηλεκτρονικά τιμολόγια. Τις επόμενες φορές για την ίδια δουλειά χρειάζεσαι κάτω από λεπτό, μέχρι και 5 δευτερόλεπτα περίπου, ανάλογα με την πολυπλοκότητα. Δεν απαιτείται καμία εγκατάσταση ή προεργασία. Αρκεί μία σύνδεση στο internet για να εκδώσεις ευπαρουσίαστα παραστατικά με τον πιο επαγγελματικό τρόπο, από οπουδήποτε κι αν βρίσκεσαι.
Χρόνος εκτέλεσης: 5-45 δευτερόλεπτα
Εξοικονομείς: 5 λεπτά
(αν δεν έχεις μαζί σου το μπλοκ των τιμολογίων και πρέπει να πας στο γραφείο την
επόμενη εργάσιμη: 1-3 μέρες)
2. Στέλνεις τιμολόγια μέσω email
Το τιμολόγιο αποστέλλεται στον πελάτη σου πατώντας ένα κουμπί. Αυτό ήταν. Το παραλαμβάνει την ίδια στιγμή.
Χρόνος εκτέλεσης: 3 δευτερόλεπτα
Εξοικονομείς: 30 λεπτά – 1 ώρα (ανάλογα αν η αποστολή γίνεται με απλό ταχυδρομείο ή με courier, υπολογίζοντας μόνο το χρόνο που απαιτείται για να αποσταλλεί το έγγραφο)
3. Αναφορά παράδοσης και ανάγνωσης από τον πελάτη
Το Billit παρέχει αυτόματα ένδειξη για την παράδοση και την ανάγνωση του παραστατικού. Δεν χρειάζεται καμία άλλη επιβεβαίωση.
Χρόνος εκτέλεσης: μηδέν
Εξοικονομείς: όσο χρόνο χρειάζεσαι συνήθως για να τηλεφωνήσεις όσες φορές απαιτείται μέχρι να μάθεις αν ο πελάτης έλαβε το παραστατικό
4. Πληρώνεσαι online για το παραστατικό άμεσα, με όποιο τρόπο έχεις επιλέξει
Ο πελάτης με ένα κλικ στο παραστατικό που έχει λάβει μεταφέρεται αυτόματα στο μέσο online πληρωμής που έχεις επιλέξει. Έτσι εξασφαλίζεις ότι ενθαρρύνεται να κάνει την πληρωμή όσο το δυνατόν πιο γρήγορα. Αυτή τη στιγμή το Billit είναι το μοναδικό σύστημα στην Ελλάδα που σου παρέχει τη δυνατότητα να δεχτείς πληρωμές μέσω PayPal, Viva payments, Braintree και στην Εθνική Τράπεζα, την AlphaBank ή την Τράπεζα Πειραιώς.
Χρόνος εκτέλεσης (από τον πελάτη): 1 λεπτό
Εξοικονομείς: Απροσδιόριστο χρόνο, ανάλογα με τον τρόπο πληρωμής που χρησιμοποιείς και την πρόθεση του πελάτη να πληρώσει άμεσα.
5. Η πληρωμή καταχωρείται αυτόματα στο Billit και φαίνεται στις αναφορές
Κάθε πληρωμή που γίνεται online για κάποιο παραστατικό καταχωρείται αυτόματα στο Billit. Έτσι έχεις πλήρη εικόνα για το αν πληρώθηκε το ποσό ή όχι, όπως και για τα έσοδα του μήνα, τις πληρωμές που εκκρεμούν, ή τις συνολικές πληρωμές από κάθε πελάτη.
Χρόνος εκτέλεσης: μηδέν
Εξοικονομείς: 1-5 λεπτά (όσο χρόνο χρειάζεσαι αυτή τη στιγμή για να περάσεις μία πληρωμή στο excel ή σε χειρόγραφο αρχείο)
Το οποίο μας οδηγεί στο επόμενο θέμα.
6. Αναλυτικές αναφορές και στατιστικά
Χωρίς να κάνεις απολύτως τίποτα, έχεις πλήρεις αναφορές για οτιδήποτε μπορεί να χρειαστείς. Έχεις ανά πάσα στιγμή εικόνα για στοιχεία όπως οι πελάτες που σου κάνουν το μεγαλύτερο τζίρο ή τα πιο δημοφιλή σου προϊόντα.
Πατώντας ένα κουμπί, λαμβάνεις ένα zip αρχείο με όλα σου τα έξοδα (σε λίστα Excel) και όλα τα εκδιδόμενα παραστατικά (σε PDF). Έχεις έτσι άμεσα στη διάθεσή σου ό,τι χρειάζεται ο λογιστής σου για να υπολογίσει το ΦΠΑ για το τρίμηνο.
Ο λογιστής ούτως ή άλλως έχει πρόσβαση στο λογαριασμό σου στο Billit και μπορεί να έχει όποια στοιχεία χρειάζεται χωρίς να σε απασχολεί καθόλου, ούτε καν για να του στείλεις το zip αρχείο.
Χρόνος εκτέλεσης: 0-5 δευτερόλεπτα
Εξοικονομείς: Όσο χρόνο χρειάζεσαι αυτή τη στιγμή για να κάνεις υπολογισμούς όπως τα συνολικά έσοδα του μήνα ή τις πληρωμές που εκκρεμούν, ή για να συγκεντρώσεις και να στείλεις στο λογιστή σου τα παραστατικά που εκδόθηκαν για το τρίμηνο.
7. Έχεις πάντα άμεση βοήθεια με ένα κλικ, για να μη χάσεις ούτε δευτερόλεπτο
Φανατική τεχνική υποστήριξη. Απαντούμε σε όλες σου τις ερωτήσεις τάχιστα και έχουμε εμμονή με το να γίνονται τα πάντα όσο το δυνατόν πιο απλά για σένα, κάθε φορά.
Οπουδήποτε κι αν βρίσκεσαι στην εφαρμογή, πατώντας στο εικονίδιο της βοήθειας μας στέλνεις άμεσα μήνυμα για οτιδήποτε θέλεις να ρωτήσεις. Θέλουμε να σου λύνουμε όλες τις απορίες το συντομότερο, ώστε να εκμεταλλευτείς πλήρως την εφαρμογή.
8. Κάνεις login εύκολα από οποιονδήποτε υπολογιστή, με απόλυτη ασφάλεια
Στο Billit έχεις την επιλογή είτε να κάνεις login με τον κλασσικό τρόπο, είτε πανεύκολα μέσω του συστήματος CLEF από οπουδήποτε κι αν βρίσκεσαι, χρησιμοποιώντας απλά το κινητό σου.
Αν επιλέξεις το CLEF δεν χρειάζεται να θυμάσαι κωδικούς, και ξεχνάς κάθε πιθανή ανησυχία για θέματα ασφάλειας, αφού κρυπτογραφούνται όλα τα στάδια της διαδικασίας. Απλά μπαίνεις άμεσα στο λογαριασμό σου από οποιονδήποτε υπολογιστή, οποιαδήποτε στιγμή κι αν χρειαστεί, από οποιοδήποτε κοινόχρηστο δίκτυο σε αεροδρόμια ή internet cafe, με απόλυτη ασφάλεια.
Περισσότερα γι’ αυτό το φοβερό σύστημα που λέγεται CLEF μπορείς να δεις εδώ.
Χρόνος εκτέλεσης: 3 δευτερόλεπτα
Εξοικονομείς: ανυπολόγιστο χρόνο αν έπρεπε να μεταβείς σε ασφαλή υπολογιστή στο σπίτι ή στο γραφείο σου
Το πιο εύχρηστο σύστημα online τιμολόγισης και πληρωμών
Μετά από 3 χρόνια δουλειάς και συνεχών βελτιώσεων, πετύχαμε το στόχο που είχαμε θέσει: να γίνονται όλες οι παραπάνω διαδικασίες για όλα τα τιμολόγια του μήνα τόσο αυτοματοποιημένα και γρήγορα, ώστε να απασχολούν τον χρήστη του Billit συνολικά μόνο ελάχιστα λεπτά.
Ο χρόνος που χρειάζεσαι, δηλαδή, σε έναν μήνα για την ενασχόληση με όλα σου τα τιμολόγια είναι ενδεχομένως λιγότερος ακόμα και από το χρόνο που χρειάστηκες για να διαβάσεις αυτό το κείμενο. Μιλάμε για τις συναλλαγές με πελάτες επί έναν ολόκληρο μήνα! Φοβερό δεν είναι;
Με όσα σου περιέγραψα και με μερικές επιπλέον ευκολίες που σου παρέχει η εφαρμογή, μπορείς να την εκμεταλλευτείς σε σημείο που να αλλάξει εντελώς η καθημερινότητά σου.
Για παράδειγμα, παρέχεται αυτόματος έλεγχος VIES για επαλήθευση της εγκυρότητας του ΑΦΜ εταιρειών από Ευρωπαϊκές χώρες. Για παραστατικά προς πελάτες εκτός Ελλάδας, το περιεχόμενο και όλα τα στοιχεία αλλάζουν επίσης πολύ εύκολα στα Αγγλικά.
Αν χρειαστεί να εξάγεις δεδομένα από το Billit για να τα εισάγεις στο CRM που χρησιμοποιείς ή σε κάποια άλλη εφαρμογή, παρέχεται API. Αν έχεις δύο ή τρεις δραστηριότητες μπορείς επίσης μέσω του API να τις ενώσεις τιμολογιακά με το Billit.
Η εφαρμογή έχει φτάσει να είναι ένα απίστευτα εύχρηστο, φοβερά γρήγορο και ευέλικτο σύστημα online έκδοσης παραστατικών και διευθέτησης πληρωμών.
Όπως ακριβώς το ήθελα αρχικά.
Θέλεις να δεις πώς λειτουργεί; Δοκίμασε την πλήρη έκδοση δωρεάν. Σε 5 λεπτά μπορείς να εκδίδεις online παραστατικά.
Για τις πρώτες 2 εβδομάδες θα έχεις ούτως ή άλλως στη διάθεσή σου δωρεάν το πλήρες πακέτο Pro, που περιλαμβάνει όλες τις δυνατότητες του Billit χωρίς κανέναν περιορισμό. Χρησιμοποίησε ελεύθερα όλες τις λειτουργίες για να δεις ποιές σε εξυπηρετούν.
Ανά πάσα στιγμή μπορείς αν θέλεις να διαγράψεις το λογαριασμό σου ή να κατεβάσεις τα αρχεία σου.
Θα χαρώ πολύ αν επικοινωνήσεις για να μας πεις τη γνώμη σου, ή για να προτείνεις βελτιώσεις που θα έκαναν την εφαρμογή πιο χρήσιμη για σένα.
Ο στόχος μας είναι να κάνουμε μαζί το Billit όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικό για όλους μας. Θα περιμένω ν’ ακούσω τα σχόλιά σου 🙂
Επικοινωνία
Email: billit@billit.io
Facebook: facebook.com/billitgr
Τηλ: (30) 2117905890 [ Επιλογή 2 ]